Samenvatting van de notulen van de YTCN bestuursvergadering januari-februari 2004. Met verwerking van gegevens uit vergadering Toercommissie zuid.
Aanwezig: Coeno van Houten, Rob Paardekooper, Gert Moes, Tom Sturm, Heiko Luckfiel,
Teake Boogaard, Ruud Bom (reserve).
Afwezig met melding: Wim van Eijk.
Voorlopige kalender:
Verdere vergaderpunten, en deels toelichting op de kalender.
Ik (Teake) ga een berichtje op de site plaatsen in de trant van: "Ken je iemand die wél in Yamaha Tweetakten geïnterresseerd is, maar géén internet heeft? Vul dit formulier in, en klik op verzenden. Er gaat dan een mailtje naar Rob Paardekooper, en hij kan informatie per post verzorgen voor die persoon." ps, het gaat nu nog maar om 8 offline leden, maar er zijn er vast veel meer. Aan de andere kant is het natuurlijk wel een uitstervend ras... mensen zonder internet. Actie Teake DONE
Catering op evenementen gaat in de toekomst gewoon weer via Gert, en hij neemt de verbeterpunten mee. Op de Nationale motordagen moet er een schema komen voor bediening achter een tafel/balie voor merchandise en catering. Direct afrekenen dus. Actie Gert
Clubtreffen zuid: in het voorjaar (begin juni). Clubtreffen noord: in de nazomer (september). Draaiboeken kunnen nagenoeg gelijk zijn. Info bij Gert en Coeno. Organisatie zuid: Wim, R-Dré, William. Actie Wim, Gert, William, R-Dré, Coeno. Zie apart verslag onderaan deze notulen.
Vehikel in Utrechtse veemarkthallen: Wim wil caravan voor overnachten beschikbaar stellen. Die mag op het terrein staan, maar Wim kan hem niet zelf brengen. Ophalen op zondag doet Wim (afhankelijk van gezondheid) wel. WIE BRENGT DIE CARAVAN NAAR UTRECHT?? (Teake als baan het toelaat, maar dat is allemaal nog zeer onzeker.) Stand is 3x4 meter. Inrichting: Gert. Motoren: RD250DX van Edwin de Jager, via Coeno. RoadRebel van Tom, 4L0 van Rob Paardekooper. Donderdagavond opbouwen door Gert, Coeno, Rob, Matje (?). Vrijdag bemanning: Rob, Matje, Tom. Zaterdag: Teake (?) Matje, Rob. Zondag Wim(?), Gert, Coeno, Erik. Flyers etc allemaal aanwezig via Gert. Posters voor op de wanden probeer ik (Teake) nog in gang te zetten via Theo de Boer en of Ruud Bom. Die zijn dan ook bruikbaar voor NM dag op Assen.
Sponsors: DIE ZIJN HEEL HARD NODIG! Coeno maakt een sponsor-potentie verhaaltje waarmee we naar potentiële sponsoren kunnen stappen. Hierin staat onder andere waar we mee bezig zijn, op welke evenementen we staan, hoeveel bezoekers daar ongeveer komen, en wat de sponsor terug kan krijgen voor zijn geld: reclame op spandoek, foto's banner, site etc. Actie eerst Coeno, Daarna ALLEN!
Club Officiëel: sommige sponsoren KUNNEN alleen geld geven als we een officiële status hebben. Die zouden we van het eerste sponsorgeld kunnen betalen. Kost via via ongeveer 300 euro eenmalig, en daarna 50 euro per jaar. Nadelen: statuten openbaar (och... ik typ ze toch al uit), financiën openbaar (moet ook kunnen), en ledenvergaderingen (we hebben toch een site, mailadressen, en clubtreffens). DUS: van de eerste de beste sponsor die meer dan 300 euro wil geven willen we het geld gebruiken om officiëel te worden. (via Kennis van Coeno)
Rob RD regelt offerte voor clubstickers bij "de resolutie".
Hier zijn ook de flyers gemaakt. Stickers 10x4 cm oid, full color, weerbestendig, met onze
huidige banner.
Van Kekem sponsort nog steeds een beetje: "We kunnen bij Aad best
aardig wat korting krijgen op produkten maar alleen bij aanschaf van hele
dozen".
RD boeken: Teake is hier nog steeds mee bezig, het komt in maar uit zijn de laatste berichten. Daarna ik ze versturen, of verdelen op de NM dag, op vertoon van legitimatie. 4 extra boeken voor merchandise.
RD CLUB historie boek van Gert: te weinig reacties gehad op verzoek: plan op de lange baan.
Merchandise loopt redelijk, nieuwe ideeën: Mail allen Gert voor overleg: er kan veel! Petjes: Rob regelt offerte.
Beurzen: eerst Vehikel maar eens: de rest bekijken we per stuk. Rockanje via Tom. zie verder kalender bovenaan dit mailtje.
CRT: we mogen 5x per jaar gratis mee liften op de publiciteit van deze evenementen. Daar pakken we nu alleen Rockanje van. Demorit is lastig, we zijn te jong. Coeno heeft goede contacten in die hoek.
Voor de Clubtreffens: van tevoren de dagplanningen vastleggen in berichtgeving. Op de Zondag langer activiteiten organiseren zoals verkiezing van mooiste RD, verste rit, oudste RD, pechvogel, etc. uitslag mede door bezoekers bepalen, en door Jury (Robby Perkussy?). Prijsuitreiking op zondag middag om 15.00 uur oid zodat de mensen die op zondagmiddag als bezoeker langskomen niet op een leeg grasveld komen zoals afgelopen jaar. Ook duidelijk wanneer de toerrit is (10.00-12.30 uur oid) zodat mensen vantevoren weten dat ze vóór die tijd moeten komen als ze mee willen, of na die tijd als ze alleen ons willen bezoeken om gezellig motoren te kijken. Bord bij de weg zetten dat motoren door mogen rijden naar achteren, het veldje op. Eten beter regelen: Prijzen van de barbeknoei moeten wat lager, met name voor de kinderen. Er waren nu veel kinderen die (zonder opgave) gratis mee aten met de ouders, waardoor andere ouders te weinig hadden. Biertap: maar ff niet: is een boel geregel, en kratjes is bijna net zo goedkoop, en veel makkelijker. Kleine koelkast is door Gert te regelen in Assen. In het zuiden via een ander? Grote legertent: Gert zoekt uit wat huren en kopen kost. Clubtreffen zuid: met vermelding dat het mede georganiseerd wordt omdat Assen voor de zuidelijke leden wat ver weg lijkt te zijn.
Meer regioritten: eerst ff afwachten hoe de reacties en opkomst is bij de eerst regioritten op 8/9 mei. Eventueel later meer.
Email notificatie naar Rob bij nieuw lid: Ga ik (Teake) instellen. Moet ik diep voor in de scripts van Hans, dus kan ff duren. DONE
Nationale motordagen: via Coeno: wijzingingen tov vorig jaar: catering bediend, en betaald. (al is het maar via een fooienpot, als er maar iemand achter staat die de boel in de gaten houdt). Dit jaar GEEN PC met projector, kost te veel moeite en ruimte, en de belangstelling was matig. In plaats hiervan een TV met video recorder. Video banden van vorige treffens, circuitritten, oude beelden etc. (á la nazomertreffen 2003). Ook meer ruimte houden tussen de opgestelde motoren zodat er beter foto's gemaakt kunnen worden. Gert, Coeno, Tom
Bij ieder evenement een disclaimer zetten op de aankondigingen of inschrijfformulieren: om de kans dat we op één of andere manier aansprakelijk gesteld zouden kunnen worden te verkleinen. Op de site staat op de homepage al een "kleine lettertjes". We zijn dus in principe al gedekt, maar een extra vermelding kan geen kwaad. Teake
Rob Pijpen: komt goed.... ooit. Koud tegen elkaar gelaste naden, door plasma lasser, getrokken bocht, model gebaseerd op TZ uitlaat. Werkt goed op 4L0 en 31K, en 1WW. Bevestiging in eerste instantie voor 4L0 gemaakt. Blank pisbak ijzer, dus geen RVS wegens moeilijker te vormen. Gedraaide flens, uitlaat flens zit al om de uitlaat heen. GEEN Dempers, wel stinger, met bevestigingsplaatje voor dempers. Kosten ongeveer € 250 per set voor clublid. Dempers via Coeno: in diverse soorten en maten te krijgen voor ongeveer € 40 per stuk. Rob stuurt nog even foto van papieren model op aan mij. Info is inmiddels op forum gezet.
Extra ingebrachte punten naar aanleiding van vragen ronde:
Rob:
* geen punten
Tom:
* Opruimen van Nationale Motordag 2003 was slecht geregeld: Dat kan VEEL beter. Mazzeltje:
dit jaar veel minder motoren zelf weg te brengen. Dus dit jaar met z'n allen netjes
opruimen, en niet weg voor het geheel klaar is.
* Foto's die genomen zouden zijn door Ad Kieviet? Die is spoorloos verdwenen. Dit jaar contact met video/fotoclub assen, die kunnen ook video maken, en DVD voor redelijke prijs maken. Coeno
* Schema nodig voor merchandise en catering verkoop bemanning.
* Contact gehad met Explosion (Dragrace vereniging). We kunnen wel sprinten bij hen maar dat kost € 135 pp! Een goedkopere optie is als ze de tijdwaarnemingsapparatuur met bediening beschikbaar stellen. Dan moeten we nog wel een geschikte locatie vinden. Leuk idee, maar gezien de ervaringen met circuitdagen zal er waarschijnlijk ook hier een veel te lage opkomst zijn. Men is bang de machine kapot te draaien. Jammer, het zou wel leuk zijn geweest!
* Op de site zou nog een ideeënbus komen. Die is er nog steeds niet. Ga ik (Teake) maken. DONE
* Tom had nog diverse materialen om de scans aan te vullen: die ga ik (Teake) binnenkort online zetten. .. DONE? ff checkuh.
Coeno: gaat draaiboeken maken voor vehikel, NMdag. draaiboek voor clubtreffen graag ook aangepast naar Wim en consorten mailen zodat die er mee aan de slag kunnen.
Heiko geen punten meer
Teake geen punten meer
Ruud Idem
Punten ingebracht door leden:
Peter Bos' punten:
* Fora op site aangepast: tweetaktcafé, techniek, evenementen. Om
onzinantwoorden op technische vragen te verminderen. Is reeds gedaan. Daarnaast
is er voor technische vragen ook nog de vraagbaak.
* Offline leden op de hoogte houden gebeurt door Rob. (nu 8 man)
* Sommige vrouwen hadden verbeterpunten voor de catering. GeRD neemt alle
verbeterpunten zoveel mogelijk mee in de catering opzet van volgend jaar.
Erik vd Ven's punten:
* Inzicht in financiën, transparantie gewenst. Zie dit verslag.
* Nieuwjaarsborrel graag wat centraler: We liften nu nog mee met de R-Club. Een
eventuele volgende nieuwjaarsborrel kan centraler in het land, bijvoorbeeld
Leusden. Dan organisatie in eigen handen van YTCN. 2e week 2005?
Matje's punten:
Al genoemd in de vorige notulen: biertap, verkiezingen, legertent.
Financiën:
Gert en Rob hebben hun financiële overzicht laten zien: Gert had ongeveer 400 euro positief, Rob ongeveer 800 euro negatief. NIET GOED DUS! Maar: er ligt grof weg nog 350 euro aan niet verkochte merchandise. Daar wordt het al wat beter van. We krijgen aan contributie dit jaar 15 euro per lid binnen, maar dat is geldig tot en met 31 december 2005. Dus volgend jaar hebben we wel kosten (internet loopt gewoon door), en te weinig inkomsten: DUS... sponsors zijn nodig! We maken op de evenementen en de merchandise een bescheiden winst, maar het is niet genoeg. Wie slaat die vette vis aan de haak? Extra inkomsten zijn nodig om club gezond te houden. De nu erg lage contributie voor leden is vastgezet tot dec 2005, tussentijds verhogen is niet netjes. Toch geld nodig wegens lopende kosten: Internetverkeer, sitehosting, pasjes drukken, flyers, stickers, beurskosten, etc. Leden toch vragen om extra bijdrage? Of gewoon toch maar die vette sponsor?
Vergadering toercommissie zuid te Nederweert.
Aanwezig:André Beijersbergen(R-Dré),William van Rijt, Wim van Eijk
Afwezig met melding:Marc Cauwenbergh.
14.00 uur ,Opening.
1e Datum toertocht.
De geplande datum is vlak na Assen,en de drie toertochten in het land vallen samen.
Besloten wordt om het weekeinde te nemen van 22/23 Mei 2004.
Dan kunnende deelnemers van de andere toertochten ook in het mooie zuiden komen rijden.
2e Locatie.
In verband met redelijke bereikbaarheid voor de meer noordelijke en westelijke rijders
Is gekozen voor een startpunt wat niet uiterst zuidelijk ligt.
Besloten wordt voor regio Oirschot.
3e Invulling weekeinde.
Zaterdag middag om +/- 16.00 uur aankomst op kampeerplaats.(boerderij of camping.)
Zaterdag avond in te vullen naar wens.Gezellig kletsen bij kampvuur of in naburig cafe.
Afhankelijk van locatie nog te bekijken.
Op Zondag ochtend +/- 11.00 uur beginnen met verzamelen.
Mensen die niet overnacht hebben komen dan ook aangereden.
Om uiterlijk 12.00 uur start de toertocht.
Afhankelijk van aantal rijders in groepjes van 5 man of allen tegelijk,als het er niet
teveel zijn.
Toertocht gaat over +/- 100 km,met 1 of 2 tussenstops bij nog te bepalen horeca
gelegenheid.
Terugkomst op kampeerplaats om +/- 16.30 uur.
Opbreken en vertrekken 17.00/18.00 uur.
4e 1 of 2 dagen?
Bij te weinig belangstelling voor overnachten,dan doen we dit er niet bij i.v.m. het extra
werk.
Minimaal 10 belangstellenden is noodzakelijk om dit te organiseren.
5e De route die we gaan rijden.
We beschikken over een kaartje met een toertocht die gaat vanaf Oirschot via Hamond
via Mierlo naar Nijnsel,en dan weer naar Oirschot.
We gaan de route nog narijden en dan op papier zetten.
6e Voorinschrijving.
Er zal voorinschrijving plaatsvinden.om te beslissen voor wel of niet overnachten.
Bij minder als 10 overnachters,dan laten we die mensen weten dat we te weinig
belangstelling hebben om de accommodatie te bespreken.
Dan zijn die natuurlijk welkom om 11.00 uur Zondag.
7e Kosten.
Aan de tourtocht zelf zijn GEEN kosten verbonden.Verteer is wel voor eigen rekening.
Aan de overnachting wel.Deze zullen 15 a 20 euro zijn ,afhankelijk van de kampeerplaats.
8e Peilen.
Op evenementenforum van www.rd350.nl kijken of er belangstelling is. AKTIE Teake. Bij
onvoldoende belangstelling (5 YT-rijders of minder excl.
Organisatoren) geheel afblazen!
9e Voor welke motoren.
Alle tweetakten zijn welkom. Er voor oppassen dat we niet het doel voorbij schieten
dat het een YTCN-meeting is. Dus zeker voor het georganiseerd
doorgaan geld de creteria bij 8 (punt 4 en 6 nog even bespreken hoe hier de bepalende
creteria in te vullen).
Als mensen met viertakten mee willen doen,mag,maar niet de overhand.
10e Aandenken.
Geen Aandenken.
11e Waar gaan we aktie voeren.
Bij motorzaken.flyers ophangen(nog ontwikkelen).
Limburgs motorforum.Aktie William.
De vondst.Aktie William.(limburg,Brabant,Gelderland).
www.marktplaats .nl (aktie Wim).
www.50 cc.nl .Aktie Andre.
Rob Bron.Aktie Andre.
Hans Smeets,Stammtisch RD Aken.Aktie William.
Circuit Zolder.Aktie William.
Suzuki club.Aktie William.
Op alle mogelijke Belgische tweetakt/Fora. Aktie Marc.(Als hij dat wil doen).
12e Tijdsplanning.
9 Febr. Samenkomst in Weert.
Febr,Maart :op forum plaatsen om belangstelling te peilen.
Maart,april:op alle mogelijke plaatsen van punt 11 adverteren.
Maart:Route narijden en op papier zetten.
Mei:22/.23 mei:tourtocht.
17.00 uur,Sluiting.